Dokumen merupakan elemen penting dalam dunia bisnis, namun keberadaannya kadang kala menimbulkan problem tersendiri, antara lain seperti:

• Hilangnya / rusaknya dokumen
• Terbuangnya waktu untuk menemukan suatu dokumen
• Ketergantungan pada karyawan yang bertugas mengurus dokumen
• Terbatasnya ruangan arsip
• Borosnya kertas karena proses penggandaan untuk tujuan back-up

Namun demikian seiring dengan perkembangan teknologi, maka saat ini telah tersedia solusi untuk mengatasi permasalahan di atas, yaitu dengan memanfaatkan teknologi Document Imaging guna mendukung terciptanya sistem Kantor Tanpa Kertas (Paperless Office), atau yang dikenal juga dengan istilah Digital Office, Pengarsipan Elektronis (Electronic Filing System), ataupun Document Management System.

Untuk merealisasikan sebuah Sistem Paperless Office, maka diperlukan sebuah proses konversi dari dokumen kertas menjadi dokumen digital melalui proses pemindaian (scanning).

Dokumen Digital hasil proses scanning nantinya akan disimpan dalam media penyimpanan digital seperti Harddisk, CD, DVD, dll.

Media penyimpanan ini secara fisik jauh lebih kecil ukurannya dibandingkan sebuah Filing Kabinet sehingga dapat dilakukan penghematan biaya sewa ruangan kantor secara sangat signifikan. Sebagai perbandingan, sebuah DVD berkapasitas 4.7 GB  dapat menyimpan  ±  50.000 lembar dokumen. Sedangkan sebuah harddisk berkapasitas 80GB dapat menyimpan ± 850.000 lembar dokumen ukuran A4.

Jika didukung lebih jauh dengan penerapan aplikasi Document Management System, maka mekanisme pengorganisasian, pencarian, dan bahkan pendistribusian dokumen akan menjadi lebih efisien lagi.

Dengan Document Management System, memungkinkan user untuk mengklasifikasikan dan memberikan indeks dokumen sesuai jenis dokumennya. Sehingga hal ini akan memberikan kemudahan saat melakukan pencarian kembali dokumen tersebut di masa mendatang. Di samping pula sebagian besar aplikasi Document Management System saat ini juga telah mendukung kemampuan pencarian dokumen berdasarkan content keyword (dengan dukungan teknologi OCR).

Benefit

Berikut adalah point-point utama dari benefit yang bisa didapatkan dari implementasi Dokumen Digital :

• Penghematan ruang penyimpanan dokumen
• Dapat berfungsi sebagai cadangan / backup
• Mengurangi resiko kehilangan dan kerusakan dokumen
• E-doc bisa langsung didistribusikan via email
• Mengurangi biaya-biaya seperti misalnya : penggunaan kertas, foto copy, pembelian File Kabinet, dan lain sebagainya.
• Mempercepat waktu pencarian dokumen
• Document Sharing – akses dokumen secara bersamaan oleh beberapa orang sekaligus

Link Terkait:

» ELO Digital Office

» Layanan Jasa Outsourcing Scanning Dokumen

» Document Management System