Kehilangan Dokumen dan Tingginya Biaya Ruang Penyimpanan Dokumen merupakan permasalahan utama yang sering dihadapi oleh banyak organisasi / perusahaan pada saat ini, terlebih bagi mereka yang memiliki dokumen kertas dalam jumlah besar.
Beruntung bahwa pada saat ini kita sudah memiliki solusi untuk mengatasi permasalahan ini, yaitu dengan menerapkan sistem aplikasi pengarsipan digital atau kantor digital (Digital Office).
Di dalam sistem Digital Office, dokumen kertas ditransformasikan ke dalam bentuk file image dan disimpan secara elektronis dalam media digital seperti : DVD, harddisk, dll.
Proses penyimpanan, pencarian, penemuan kembali, menampilkan, bahkan pendistribusian dokumen dapat dilakukan secara virtual melalui aplikasi yang dikenal dengan istilah Sistem Pengarsipan Elektronis.
Di samping itu, perusahaan juga dapat meningkatkan kinerja dengan menerapkan solusi workflow untuk melakukan otomatisasi proses bisnis secara elektronis ke seluruh bagian, bahkan dengan pihak eksternal perusahaan sekalipun secara mudah, akurat, efisien, dan konsisten. Sebagaimana tuntutan bisnis masa kini: bekerja efisien bukanlah tujuan – melainkan sebuah keharusan agar tetap dapat bertahan. Kita membutuhkan segala macam kelebihan untuk tetap unggul dari kompetitor kita.
Lebih spesifik mengenai benefit dari penerapan Digital Office :
- Meningkatkan response time – Penemuan kembali, update, menyimpan, dan pendisitribusian dokumen yang lebih cepat
- Efisiensi ruang penyimpanan – Secara dramatis menurunkan ukuran ruang penyimpanan dokumen, menggantikan gudang dokumen dengan media penyimpanan elektronis yang jauh lebih kecil seperti harddisk, ataupun media elektronis lainnya.
- Menurunkan biaya tambahan seperti : kertas, foto-copy, kabinet, dll.
- Mengurangi resiko kehilangan ataupun kerusakan dokumen
- Document Sharing – pemakaian dokumen secara bersamaan oleh beberapa user sekaligus
- Mekanisme keamanan dokumen yang handal – yaitu mekanisme untuk mengatur kewenangan akses masing-masing user terhadap dokumen-dokumen yang tersimpan
- Membantu merealisasikan kebijakan bisnis perusahaan
- Mengurangi atau bahkan menghilangkan faktor kemacetan proses bisnis – yang kebanyakan disebabkan ketidak-hadiran staff terkait ataupun pergantian staff baru
 |
| Link Terkait: |
| » Software DMS : ELO Digital Office |
| » Layanan Jasa Outsourcing Scanning Dokumen |